Indicazioni operative per l’inoltro di segnalazioni di condotte illecite e irregolarità

INDICAZIONI OPERATIVE PER L’INOLTRO DI SEGNALAZIONI DI CONDOTTE ILLECITE E IRREGOLARITÀ

(“whistleblowing”)

Segnalazione di attività illecite o fraudolente ai sensi del D.lgs. 24/2023. Per una conoscenza puntuale del sistema si consulti il “Regolamento per la segnalazione di violazioni”.

Definizioni e contesto di applicazione del “whistleblowing”
Con il termine “whistleblowing” si intende l’attività di segnalare illeciti o irregolarità commessi all’interno di un ente.
Il Decreto Legislativo 24/2023, ha recepito le direttive comunitarie di disciplina della protezione delle persone che segnalano violazioni di normative di cui si sia venuto a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato. Il d.lgs. 24/23 raccoglie in un unico testo normativo l’intera disciplina dei canali di segnalazione e delle tutele riconosciute ai segnalanti (c.d. whistleblower).

Recepimento di CONFORMGEST della normativa “whistleblowing”
ConformGest S.p.A. a socio unico (“ConformGest”) ha recepito la citata normativa in piena coerenza con la propria cultura aziendale improntata sull'etica, la trasparenza e l'integrità. CONFORMGEST ha pertanto creato canali dedicati alle segnalazioni whistleblowing, garantendo la riservatezza delle identità dei segnalanti e di eventuali soggetti segnalati o citati a titolo diverso all’interno della segnalazione.

Chi può inviare le segnalazioni ed essere tutelato da ritorsioni?
Possono segnalare illeciti o violazioni ed essere tutelati i seguenti soggetti, operanti a diverso titolo con CONFORMGEST:

• i lavoratori subordinati (assunti in tutte le forme contrattuali previste e applicabili);
• i lavoratori autonomi e i titolari di rapporti di collaborazione coordinata e continuativa nonché i titolari di rapporti di collaborazione “organizzata dal committente”;
• i lavoratori o ai collaboratori che forniscono beni o servizi ovvero che realizzano opere in favore di terzi;
• i liberi professionisti e i consulenti;
• i volontari e ai tirocinanti, anche non retribuiti;
• gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

Chi può essere tutelato da ritorsioni anche senza inviare segnalazioni?
Possono essere tutelati senza aver segnalato illeciti i seguenti soggetti:

• «facilitatori» (le persone che assistono il segnalante nel processo di segnalazione, operanti all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata);
• persone appartenenti al medesimo contesto lavorativo del segnalante a lui legate da uno stabile legame affettivo o di parentela;
• colleghi di lavoro del segnalante a lui legati da un rapporto abituale e corrente;
• enti di proprietà del segnalante o per i quali le persone tutelate lavorano, nonché gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle persone di cui sopra.

Finalità: legalità e tutela
Si fornisce ai soggetti, di cui sopra, la possibilità di dare un contributo alla prevenzione e alla gestione proattiva di non conformità o irregolarità, garantendo un regime di tutela da possibili ritorsioni conseguenti all’inoltro della segnalazione. L'obiettivo è coinvolgere attivamente tutti gli attori interessati nella promozione di un ambiente aziendale legale e responsabile.

Modalità di inoltro della segnalazione
Le segnalazioni possono essere effettuate tramite tre canali:

1. attraverso la piattaforma informatica dedicata (indirizzo: https://www.conformgest.it/whistleblowing il cui accesso è possibile dalla presente pagina, rilasciando testi scritti, documentazione, registrazioni verbali che diano prova ed evidenza della segnalazione o chiedendo un incontro di persona

2. tramite posta. Seguendo le indicazioni di ANAC, si consiglia di inserire i dati della segnalazione in due buste chiuse, includendo, nella prima, i dati identificativi del Segnalante, unitamente a un documento di identità; nella seconda, l’oggetto della segnalazione; entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta riportando, all’esterno, la dicitura: “NON APRIRE - Riservata / Personale al gestore delle segnalazioni” inviandola al seguente indirizzo dell’”Incaricato”:
Dott. Riccardo Ricci
Prima Strada N° 1
20054 Segrate

3. dietro richiesta tramite il canale informatico o il canale postale o per incontro di persona, il Segnalante può essere ascoltato di persona. Nel qual caso è comunque possibile, tramite la piattaforma dedicata, inviare tale richiesta nei campi previsti al fine di tracciare la richiesta.
I contenuti dell’incontro con il personale incaricato, previo consenso della persona segnalante, possono essere documentati a cura del personale incaricato mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale.

“Regolamento” interno del “whistleblowing”
CONFORMGEST ha definito con proprio “Regolamento per la segnalazione di violazioni” l’applicazione della normativa all’interno dell’azienda. Qualora le indicazioni presenti su questa pagina web non siano sufficienti a chiarire al Segnalante taluni aspetti o condizioni per l’inoltro della segnalazione e / o le tutele al Segnalante a seguito di ritorsioni, si consulti il “Regolamento per la segnalazione di illeciti – “whistleblowing” che è possibile scaricare nella coerente pagina web, aggiornato in conformità al d.lgs. 24/2023 che ha rivisto la normativa in materia.

Cosa è possibile segnalare?
Le segnalazioni dovrebbero essere dettagliate e supportate da prove documentate, riguardando violazioni di leggi che danneggiano l'interesse pubblico o l'integrità della società. A titolo d’esempio:
- la violazione o il rilevante rischio di violazione di norme nazionali e comunitarie e di norme comportamentali contenute nel Codice Etico e nelle procedure della Società;
- eventuali ordini ricevuti dal superiore e ritenuti in contrasto con la legge nazionale e comunitaria, con la normativa interna o con il Modello;
- eventuali richieste od offerte di doni (eccedenti il valore modico) o di altre utilità provenienti da pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio;
- comportamenti volti ad ostacolare le attività della Pubblica Amministrazione (e.g. omessa consegna di documentazione, presentazione di informazioni false o fuorvianti); - promessa o dazione di danaro, beni, servizi o altro beneficio volti a corrompere fornitori o clienti;
- accettazione di danaro, beni, servizi o altro beneficio da fornitori/altri soggetti, in scambio di favori o comportamenti infedeli;
- accordi illeciti con fornitori, consulenti, clienti, concorrenti (e.g. emissione di fatture fittizie, accordi sui prezzi etc.);
- falsificazione, alterazione, distruzione, occultamento di documenti;
- falsificazione di note spese (e.g. rimborsi “gonfiati” o per false trasferte);
- eventuali scostamenti significativi e ingiustificati dal budget o anomalie di spesa;
- eventuali omissioni, trascuratezze o falsificazioni nella tenuta della contabilità o nella conservazione della documentazione su cui si fondano le registrazioni contabili.
- falsificazione di note spese (e.g. rimborsi “gonfiati” o per false trasferte);
- furti di denaro, valori, forniture o altri beni appartenenti alla Società o a clienti;
- rivelazione non autorizzata di informazioni confidenziali;
- frodi informatiche;
- comportamenti volti ad ostacolare la parità tra donne e uomini rispetto ai loro diritti, al trattamento, alle responsabilità, alle opportunità e ai risultati economici e sociali;
- illeciti che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell'Unione europea o nazionali ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell'Unione europea in materia di appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; tutela dell'ambiente;

Cosa non può essere oggetto di segnalazione?
Sono escluse dall’applicazione della normativa in esame le segnalazioni di carattere personale e quindi non sono prese in carico dal soggetto incaricato alla gestione delle segnalazioni, quali:

• le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all'Autorità giudiziaria che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate.
• Sono quindi, escluse, ad esempio, le segnalazioni riguardanti:
• vertenze di lavoro e fasi precontenziose,
• discriminazioni tra colleghi,
• conflitti interpersonali tra la persona segnalante e un altro lavoratore o con i superiori gerarchici,
• segnalazioni relative a trattamenti di dati effettuati nel contesto del rapporto individuale di lavoro in assenza di lesioni dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato.
Questi aspetti sono indirizzati e oggetto di trattamento da parte della funzione del Personale.

Chi è il gestore della segnalazione?
La Società ha indentificato come soggetto destinatario e gestore delle segnalazioni un Soggetto esterno formato e qualificato professionalmente (“Incaricato”) al quale è anche affidata, in via riservata, la conduzione dell’istruttoria, la protocollazione, la registrazione e l’archiviazione delle segnalazioni.

Rapporto Incaricato - Segnalante
A seguito dall’inoltro della segnalazione, l’”Incaricato” deve dare riscontro della ricezione al Segnalante e entro tre mesi notifica dei risultati del processamento della segnalazione e di un sintetico esito. Nel corso del processamento è possibile per il Segnalante interloquire con l’Incaricato tramite i canali previsti.

Canale esterno di segnalazione e divulgazione pubblica
Qualora, con giustificata motivazione (si veda il “Regolamento”), il Segnalante non ritenga affidabili i canali aziendali (“interni”) di segnalazione può accedere al canale esterno gestito dall'Autorità Nazionale Anti Corruzione (ANAC) ed è disponibile su https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing. I Segnalanti vi possono ricorrere in via residuale e solo in determinate ipotesi.
La divulgazione pubblica tramite stampa o social network è consentita solo in casi specifici ulteriormente residuali e solo in determinate ipotesi indicate nell’informativa estesa.

Segnalazioni anonime
La piattaforma informatica e alcuni canali di segnalazione predisposti da CONFORMGEST possono accogliere anche segnalazioni anonime. Queste sfuggono ad una puntuale applicazione del D.Lgs. 24/23 e non sono considerate “whistleblowing” mancando l’identità del Segnalante.
Tuttavia, come indicato dalle Linee Guida ANAC, se la segnalazione anonima sarà “puntuale, circostanziata e supportata da idonea documentazione” sarà presa considerazione dall’Incaricato e potrebbe essere oggetto di investigazione. L’archiviazione della segnalazione seguirà le stesse modalità di quelle palesi a garanzia del Segnalante che potrà manifestare la propria identità al gestore incaricato in un momento successivo.

Informativa privacy ai sensi del Regolamento Europeo n. 679/2016
Il trattamento dei dati personali è affidato da CONFORMGEST, in qualità di Titolare del trattamento, a un soggetto esterno incaricato alla gestione delle segnalazioni. Ai sensi della vigente normativa in materia di protezione dei dati personali, si informa che i dati personali raccolti esclusivamente per finalità connesse alla gestione delle segnalazioni, in conformità al “Regolamento per la segnalazione di illeciti – whistleblowing” adottato dalla Società per adempiere agli obblighi previsti dalla legge, dai regolamenti o dalla normativa europea, saranno trattati conformemente ai principi applicabili al trattamento dei dati personali e in adempimento agli obblighi posti a carico del Titolare del trattamento dal Regolamento (UE) 2016/679 ( “GDPR”) e dal D. Lgs. n. 196/2003 (“Codice privacy”), garantendo la piena tutela dei diritti e delle libertà fondamentali.
Per qualunque domanda o richiesta legata al trattamento dei dati personali raccolti nella segnalazione è possibile contattare la Società inviando una richiesta ai seguenti recapiti:
ConformGest S.p.A. a socio unico, con sede in Via A. Vialardi di Verrone, 39, 13900 Biella (BI), C.F. e P.IVA 09789240018, in persona del Sig. Corrado Pinzano, Amministratore Delegato della Società. La Società può essere altresì contattata all’indirizzo di posta elettronica info@conformgest.it e all’indirizzo PEC conformgest@pec.it